Persónuverndarstefna og meðferð persónulegra upplýsinga 

Liberis hefur sett sér stefnu varðandi meðferð persónuupplýsinga til að tryggja að félagið fari eftir lögum um persónuvernd og meðhöndlun persónugreinanlegra gagna. Þannig er félagið skuldbundið til að fara með allar upplýsingar sem trúnaðarmál. Þar að auki eru kerfin okkar stillt á þann hátt að gögnin eru örugg. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum. 

Meðferð persónuupplýsinga lýtur lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Starfsfólk/verktakar Liberis er reglulega upplýst um gildandi lög og reglugerðir varðandi persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

Við vinnslu og vörslu viðkvæmra persónuupplýsinga skal gæta ítrustu varúðar.  Viðkvæmar persónuupplýsingar eru skilgreindar í 3 tl. 1. mgr. 3. gr. áðurnefndra laga og er starfsfólki/verktökum kynnt ítarlega hvað telst til viðkvæmra persónuupplýsinga.  

Með viðhlítandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum leitast Liberis við að tryggja öryggi persónuupplýsinga og koma þannig í veg fyrir ólögmæta vinnslu og að gögn misfarist eða glatist. Komi til öryggisbrests verður hann tilkynntur til Persónuverndar og viðkomandi einstaklings.  

Einungis er unnið með persónuupplýsingar þegar nauðsynlegt er og þegar slíkt er heimilt eða skylt skv. lögum. Einstaklingur hefur rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir notkun Liberis á persónuupplýsingum og getur hvenær sem er farið fram á að Liberis breyti, hætti að nota eða eyði persónugreinanlegum gögnum um sig. Slík beiðni þarf að koma fram skriflega.  

Liberis er heimilt að deila upplýsingum með þriðja aðila þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni t.d. vegna námsframvindu eða við innheimtu á vanskilakröfu. Við afhendum þriðja aðila einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir þá og tryggjum að þeir undirgangist skyldu um að halda upplýsingum öruggum og þær séu einungis notaðar í umsömdum tilgangi. 

Liberis ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni. Liberis reynir eftir fremsta magni að halda persónuupplýsingum nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar að hámarki sjö ár frá lokum viðskipta. 

Liberis skráir og geymir upplýsingar um nemendur og verktaka í tveimur kerfum, annars vegar bókhaldskerfi og hins vegar í nemandaskrá. Skráningar í bókhaldskerfið er nýtt til að halda utan greiðslu- og innheimtustöðu en nemendaskráin er nýtt til að halda utan um skipulag námskeiða og námsframvindu.  Kerfin er vistuð í skýjalausnum hjá viðkenndum þjónustuaðila. Þeim er aðgangsstýrt þannig að einungis stjórnendur (framkvæmda- og skrifstofustjóri) hafa aðgang að þeim og sjá þeir um allar skráningar og notkun þeirra.